METODE DIAGNOSIS MASALAH
- Model Diagnosis.
Model diagnosis bertujuan memudahkan diagnosa masalah dan memberikan petunjuk pemecahan permasalahan.
Kegunaan model diagnosis terletak pada kemampuan melaksanakan hal – hal sebagai berikut :
- Memperluas ruang lingkup masalah dengan dasar data yang terbatas mengenai perusahaan itu.
- Menegaskan sampai batas tertentu, konsistensi interen dari masalah yang ditemukan dari perusahaan itu.
- Menentukan penyebab yang mungkin dari permasalahan itu pada hal – hal yang tepat sesuai dengan yang sebenarnya.
- Menggambarkan alat–alat / teknik manajemen yang tepat untuk digunakan didalam memecahkan permasalahan.
Model ini sendiri tidak dapat mengenali masalah perusahaan itu tanpa adanya suatu input – input pendahuluan berupa indikator yang telah ada.
Di dalam memilih masalah yang harus ditangani lebih dahulu model tersebut menjadi pedoman dengan penuh pertimbangan dari sumber–sumber informasi lainnya yang dapat menjadi dasar kuat yaitu data yang terbaru yang ada dilapangan.
Setiap permasalahan kemungkinan pemecahannya akan ada beberapa alternatif dengan memilih mana yang paling sesuai.
Peralatan manajemen dan teknik bagi pemecahan permasalahan. dari suatu perusahaan dapat dikategorikan sesuai dengan empat aspek dari suatu usaha, yakni :
· Pemasaran, misalnya permasalahan hilangnya langganan atau distributor.
· Keuangan, misalnya permasalahan likuiditas, rendahnya keuntungan
· Proses produksi, misalnya permasalahan pengawasan mutu.
· Organisasi dan Personalia, misalnya permasalahan personalia dalam hal produktivitas kerja..
Masing–masing masalah dapat ditegaskan dengan indikator–indikator yang menggambarkan dengan jelas batas–batas suatu masalah dalam bentuk pertanyaan; apa, dimana, bilamana dan luasnya masalah itu.
Sebagai contoh; indikator – indikator dari likuidasi yang lemah adalh “ acid test ratio “ kurang dari satu, atau tumbuhnya hutang – hutang atau berkurangnya kredit supplier. Penyebab yang mungkin dari suatu masalah, bila diuji terhadap faktor – faktor masalah tersebut akan menuju ke penyebab yang paling mungkin. Analisa fakta – fakta secara nyata saja yang dapat memberikan kemungkinan penyebab yang paling nendekati kenyataan yang sebenarnya.
Untuk dapat memanfaatkan model diagnosis secara sistematis maka dapat ditampilkan dalam uraian : “ JENIS-JENIS PROBLEMA, INDIKATOR, PENYEBAB DAN PERALATAN MANAJEMEN YANG DAPAT DIGUNAKAN “ ( Lampiran 1. ).
B. Survey Lapangan.
B.1. Bentuk dan Pelaksanaan Survey
Perusahaan industri dapat disurvey dalam banyak hal, yang masing-masing judul ditelaah dan dinilai terpisah-pisah. Tiap judul disajikan dalam bagian atau seksi dan masing-masing dikembangkan menurut pola yang seragam dan terdiri dari
a. Pernyataan Tertentu
b. Sejumlah gambaran dan bukti-bukti serta pertanyaan untuk digunakan.
c. Data-data selanjutnya yang perlu dicari
Halaman-halaman tertentu disediakan untuk komentar dan kesan dari industri yang disurvey.
Judul (subyek) dapat dikelompokkan kedalam 5 topik utama yaitu :
§ Aspek Teknik Produksi
§ Fasilitas Fisik
§ Pengendalian Produksi
§ Perhitungan Biaya
§ Sumber-sumber Tenaga Kerja
Bentuk survey dirancang untuk membantu Tenaga Penyuluh mengevaluasi potensi-potensi untuk perbaikan dalam masing-masing subyek;
§ Pernyataan memperkenalkan subyek dan mendefinisikan dengan baik dan buruknya praktek yang dilakukan.
§ Pertanyaan dan Observasi menunjukkan apa yang dilihat dan ditanyakan dalam usaha untuk menilai lebih baik dari kenyataan yang dihadapi.
§ Data - data mengusulkan dokumen atau data yang masih diperlukan.
Survey dilaksanakan dalam pabrik dengan cara observasi, pertanyaan dan pengumpulan data, adalah penting bagi tenaga penyuluh untuk mengembangkan suatu cara yang specifik, bagaimana seharusnya praktek yang baik dalam masing-masing masalah tesebut.
Variasi antara kenyataan dengan praktek yang dianggap baik itu menunjukkan potensi untuk perbaikan. Pengaruh dari masing-masing variasi dalam keuntungan perusahaan menentukan prioritas untuk diperbaiki.
Langkah-langkah dalam pelaksanaan survey :
1. Pikirkan masing-masing judul satu persatu.
2. Tentukan apa kiranya praktek yang baik dalam masing-masing kasus untuk tipe dan ukuran industri.
3. Amati situasi / kenyataan yang ada dan nilailah sajauh mana perbedaan itu terhadap praktek yang baik.
4. Perkirakan pentingnya masing-masing variasi atau perbedaan.
5. Susunlah prioritas untuk perbaikan, konsentrasikan pada 2 atau 3 bidang subyek yang terpenting.
6. Carilah sumber-sumber yang tersedia untuk memperoleh cara-cara dan metode yang tepat untuk dipergunakan pada subyek yang akan diperbaiki.
7. Minta dukungan manajemen, apa yang perlu dilakukan dan bagaimana memperoleh informasi / data yang dibutuhkan.
B.2. Aspek Yang Diagnosis.
B.2.1. Aspek –Aspek Teknik Produksi.
a. Teknologi Produksi
Membuat suatu barang (produk) memerlukan pengetauan teknis dari produk itu sendiri dan pengetahuan tentang peralatan dan proses yang diperlukan untuk memproduksinya. Pengetahuan – pengetahuan itu dapat diperoleh dari beberapa bentuk : Text books, Artikel, Catatan kursus, Manual, Katalog dan Ketrampilan para operator.
Bagi seorang pengusaha yang berpandangan jauh, membuat dirinya yakin bahwa teknologi yang dipergunakan adalah up to date, bahwa dia memanfaatkannya secara tepat dan bahwa dia selalu memperoleh informasi tentang alternatif teknologi yang mempengaruhi industrinya.
Pertanyaan dan Observasi;
1. Carilah buku pegangan teknik di pabrik apakah dipergunakan dengan
baik? Apakah merupakan teknologi yang prinsip harus dipergunakan?
2. Apakah para karyawan dapat mempergunakan buku petunjuk untuk
peralatan yang penting ?
3. Carilah apakah ada arsip tentang peralatan dan proses baru.
4. Apakah para karyawan mencari bahan penjelasan dari buku teknik kalau
memecahkan masalah teknis.
Data untuk Evaluasi
1. Buatlah daftar majalah teknik dan permintaan untuk berlangganan.
2. Pameran teknik dan perdagangan dalam 2 tahun terakhir.
3. Kualifikasi karyawan penting untuk diketahui.
b. Pengembangan Hasil Produksi Baru
Tuntutan untuk pengembangan dan perbaikan produk (hasil produksi) datangnya dari konsumen, faktor-faktor persaingan dan perbaikan teknologi. Pengembangan produk baru ada hubungannya dengan ide untuk produk baru, dengan proses tertentu dan melalui penelitian dan pengembangan menghasilkan produk dengan unsur-unsur yang dapat diperhitugkan.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah manajemen mencari secara terus-menerus ide-ide produk baru?
2. Sumber-sumber apakah yang dipergunakan oleh manajemen untuk menimbulkan ide-ide itu.
3. Apakah ide itu secara sistematis dievaluasi sesuai dengan tujuan perusahaan, produk yang sesuai, potensi permintaan, kemampuan produksi dan sebagainya.
Data untuk Evaluasi
- Buatlah daftar produk baru, perbaikan produk secara kreatif dan inovatif.
c. Desain Produk
Produk (hasil produksi) harus dirancang pertama-tama untuk memenuhi kebutuhan fungsionil dan keindahan tapi harus diperhatikan pula untuk penyerderhanaan cara pembuatan dan biaya produksi secara ekonomis mulai dari pekerjaan mendesain.
Pertanyaan dan Observasi:
1. Apakah produk itu sesuai dengan fungsi yang diinginkan ?
2. Apakah pertimbangan keindahan menyebabkan produk itu sulit dipergunakan?
3. Bagaimana produk itu bisa disederhanakan tapi masih mempunyai fungsi yang yang sama.
4. Kapan terakhir produk itu dimodifikasi ?
5. Apakah ini sebagai tanggapan atas pengalaman konsumen atau untuk memanfaatkan teknik atau bahan baku baru.
Data untuk Evaluasi
- Contoh-contoh atau katalog-katalog produk
d. Teknik Proses dan Teknik Produk
Apakah yang akan diproduksi dan teknologi proses bagaimana memproduksinya. Didalam pabrik yang rumit alat daripada teknik produk adalah menggambar rumus-rumus dan alat-alat atau teknik proses adalah lembaran kegiatan (operation sheet) atau instruksi-instruksi proses ( proses instruction).
Dalam pabrik yang kurang rumit, contoh-contoh, model-model dan prosedur yang standard.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah produk itu didefinisi secara jelas dan memuaskan
2. Tanyakan gambar-gambar dari produk yang akan dihasilkan.
3. Apakah dokumen-dokumen ini tersedia dalam pabrik bilamana dibutuhkan.
4. Teliti dalam pabrik untuk rute sheet, proses sheet atau sejenisnya yang menjelaskan bagaimana barang-barang itu akan dihasilkan
5. Dapatkah pengawas menerangkan dengan tepat kegiatan lanjut yang dibutuhkan.
Data untuk Evaluasi
1. Contoh dokumen yang menjelaskan produk dan komponennya.
2. Contoh instruksi proses.
e. Peralatan dan Permesinan
Industri modern merupakan rangkaian mesin / peralatan bahan baku menjadi barang jadi. Tiap bagian dari peralatan produksi dicocokkan secara logis menjadi proses total dalam arti kemampuannya, kualitasnya dan tingkat produksi. Dari segi ekonomi nilai yang diperoleh harus melebihi biaya operasinya.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah pabrik / perusahaan itu telah dirancang untuk suatu standard produksi. Apakah kapasitas masing-masing mesin-mesin seimbang?
2. Apakah ada mesin-mesin yang dipasang lebih unggul daripada perusahaan lain?
3. Apakah ada mesin-mesin yang berharga itu tidak berfungsi, Mengapa ?
4. Apakah perusahaan mempunyai informasi katalog dan lain-lain yang up to date
5. Apakah mekanisasi dan automatisasi biaya rendah, telah diperkenalkan.
Data untuk evaluasi
- Buatlah daftar peralatan pokok, spesifikasi, jam kerja perminggu
f. Metode Kerja
Ada 2 kategori dari kegiatan kerja dalam pabrik, kerja yang menambah langsung nilai penjualan dari produk, dan yang tidak ada kontribusi.
Tujuan dari metode kerja (methods engineering) adalah untuk mengurangi kerja yang tidak produktif ketingkat yang minimum, dan mengorganisir kerja yang produktif sehingga dilakukan dengan cepat dan sesederhana mungkin.
Pertanyaan dan Observasi
1. Amati satu kegiatan yang khusus. Apakah pekerjaan yang tidak perlu dan kerja lainnya diatur dalam susunan / aturan sebaik-baiknya.
2. Apakah pusat-pusat kerja menurut tata ruang, sehingga peralatan dapat mudah diambil. Apakah peralatan dipergunakan dengan baik dan benar?
3. Apakah metode yang standar dipergunakan untuk kegiatan berulang-ulang?
4. Apakah peralatan dipergunakan sesuai dengan rekomendasi pembuatnya?
Data untuk Evaluasi
- Studi metode dari kegiatan khusus.
g. Seleksi Bahan Baku
Kebanyakan industri dianggap sebagai pemroses atau pengubah bahan baku dan kemampuan penggantiannya(substitusi) adalah perlu untuk produksi secara
ekonomis.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah bahan baku yang dipergunakan tepat?
2. Apakah bahan baku itu diproduksi dalam tingkat yang paling ekonomis? Apakah ada manfaat pembelian bahan baku yang diproses lebih dulu atau belakang, dari pada yang sekarang.
3. Apakah kerusakan-kerusakan ada pada tingkat paling minimum?
4. Apakah bahan baku diketahui (sifatnya, spesifikasi) sumber-sumber dan substitusinya.
Data untuk Evaluasi
1. Bahan baku utama yan dipergunakan dan spesifikasinya.
2. Data-data kualitas bahan baku.
B.2.2. Fasilitas Fisik (Sarana)
a. Lokasi
Pentingnya tata letak bervariasi dengan sifat bisnis, tergantung pada. bahan-bahan utama produksi , karyawan trampil yang membuatnya atau kebutuhan untuk mendekati konsumen.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah tata letak ditentukan setelah mempelajari bahan baku, penyediaan tenaga kerja dan pasar?
2. Apakah tata letak pabrik sekarang menguntungkan dalam arti persaingan? Mengapa?
3. Apakah ada tersedia transportasi umum yang memadai.
Data untuk Evaluasi
1. Peta situasi yang menunjukkan jalan raya, jalan kereta api, penyebaran penduduk dan lain-lain
2. Statistik penduduk dan pasar untuk daerah tersebut.
b.Tata Ruang
Tujuan dari tata ruang adalah untuk mengatur produksi, fasilitas pemindahan dan gudang sehingga produk-produk tertentu dibuat dan dipindahkan, seminimum mungkin menghilangkan kerja yang tidak produktif.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah alur proses dari bahan baku menjadi barang jadi mengikuti urutan logis?
2. Apakah peralatan yang tidak berguna atau kelebihan bahan baku mengganggu kelancaran jalannya produksi?
3. Apakah ada ruangan cukup untuk kegiatan produktif yang penting?
4. Apakah perusahaan memberi gambaran sebagai suatu gudang yang memproses bahan baku?
5. Apakah pelayanan-pelayanan memadai (udara, tenaga, air,dsb) bilamana dibutuhkan?
Data untuk Evaluasi
1. Sket tata letak
2. Prosentase pemanfaatan ruangan untuk produksi, bahan baku, bahan dalam pengerjaan, barang jadi dan sebagainya.
3. Sket dari urutan produksi (Flow diagrams).
c. Penanganan bahan (material handling)
Penanganan bahan baku tidak memberikan nilai pada produk kecuali biaya. Jadi yang terbaik ialah meniadakan penanganan itu.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah telah dikurangi kegiatan penanganan yang tidak perlu?
2. Apakah pusat-pusat kerja dan permesinan diatur untuk minimum penanganan?
3. Apakah alat-alat mekanis dipergunakan cocok untuk pemindahan?
Data untuk Evaluasi
1. Perhitungan proporsi waktu kerja karyawan dalam penanganan bahan.
2. Peta aliran proses (flow proces chart) dari bahan baku.
d.Pergudangan dan Pengangkutan
Pergudangan yang efisien diatur sedemikian untuk mempermudah dalam mendapatkan barang yang tepat dan dipindahkan dengan keterlambatan yang seminimum mungkin, didokumentasikan yang tepat dan prosedur kerja dirancangkan, sehingga sedikit mungkin staf yang dipergunakan.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah ruangan pergudangan dan pengangkutan diatur untuk sedikit mungkin perpindahan?
2. Apakah prosedur distandardkan menurut pengambilan pengepakan dan pengangkutan?
3. Periksalah ruangan pergudangan dan pengangkutan, apakah bersih, teratur atau membingungkan?
4. Periksa grafik beban kerja perhari, perminggu atau perbulan?
5. Apakah bahan baku disimpan untuk mengurangi kerusakan?
6. Apakah barang-barang di pack dengan memadai?
Data untuk Evaluasi
1. Sket ruangan pergudangan dan pengangkutan.
2. Buat daftar karyawan dan tugasnya.
e. Pengamanan Pabrik / Perusahaan
Tiap perusahaan menanggung resiko kehilangan bahan-bahan peralatan dan uang. Kegiatan manajemen meliputi pengawasan yang cukup untuk mengurangi resiko-resiko itu.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah pabrik/perusahaan dikunci dengan aman pada waktu malam?
2. Apakah barang-barang dan peralatan yang mahal diawasi secara cukup?
3. Kalau terjadi kehilangan berapa lama cepatnya bisa diketahui?
Data untuk Evaluasi
-Nilai penyusutan dan kehilangan bahan selama satu tahun dibelakang.
f.Rumah Tangga dan Keamanan
Perusahaan yang kotor sebagai akibat salah letak menyebabkan kecelakaan. Ini menyebabkan kerugian waktu dan biaya. Usaha untuk menjaga kebersihan perusahaan akan memperbaiki efesiensi.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah sisa-sisa bahan dipindahkan dengan segera dari ruangan kerja?
2. Apakah kondisi kerja yang membahayakan telah diusahakan untuk dikurangi ?
3. Apakah peraturan-peraturan dipatuhi, seperti dilarang merokok, kacamata pengawasan, sarung tangan dan sebagainya?
4. Apakah PPPK dan alat pemadam kebakaran siap dipergunakan?
Data untuk Evaluasi
- Waktu yang hilang karena kecelakaan selama setahun terakhir.
g. Pemeliharaan
Pemeliharaan yang baik membantu mencegah terputus-putusnya kerugian produksi sebagai akibat kegagalan atau kerusakan. Secara jangka panjang pemeliharaan yang efektif tidak memerlukan biaya, bahkan menguntungkan.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah mesin dan peralatan penting diperiksa secara teratur dan sistimatis keausannya, kekurangan stelannya?
2. Apakah buku petunjuk tersedia bila dibutuhkan?
3. Apakah ada laporan inspeksi perbaikan dan modifikasi peralatan?
4. Apakah bangunan dipelihara dengan baik?
Data untuk Evaluasi
Laporan tentang kerugian waktu karena berhentinya mesin-mesin.
B.2.3. Pengendalian Produksi.
a. Perencanaan Produksi
Maksud dari perencanaan produksi ialah untuk mengkoordinasikan tenaga kerja, mesin dan bahan untuk mencapai biaya serendah mungkin pada beban produksi tertentu.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah ada peta atau daftar yang menunjukkan bagaimana atau mesin mana harus memproduksi lebih pada periode selanjutnya.
2. Apakah ada jumlah berlebihan dari Komponen pada mana tidak ada kerja dilakukan? Mengapa?
3. Apakah penyampaian dipenuhi secara teratur?
4. Bagaimana skedule produksi dikoordinasi dengan kebutuhan penjualan dan tingkat persediaan bahan (inventary level). Bagaimana pembeliaan dikoordinir dengan kebutuhan produksi.
5. Apakah tingkat produksi diketahui. Bagaimana informasi ini digunakan untuk schedule produksi.
Data Evaluasi
1. Schedule produksi sekarang
2. Order
3. Daftar pengiriman yang terlambat
b. Pengendalian / Persediaan Bahan
Persediaan bahan baku yang terlalu banyak menunjukkan modal tidak bekerja, menempati ruang yang berharga dan mempertinggi resiko. Akan tetapi bahan baku yang terlalu rendah atau kurang mengundang resiko kehabisan persediaan dan kehilangan order. Jadi manajemen yang baik bagaimana mengkompromikan antara persediaan tertinggi dan terendah.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah tingkat persediaan realistis terhadap kebutuhan ramalan untuk yang akan datang.
2. Apakah jumlah tiap-tiap bahan dalam persediaan tepat, cukup dan tersedia tempat bahan – bahan itu.
3. Apakah ada laporan penggunaan persediaan bahan
4. Apakah ada laporan persediaan dibandingkan dengan persediaan fisik paling sedikit setahun.
5. Amati sistem pengendalian persediaan bahan, apakah ada pengendalian terhadap bahan yang berharga ? Apakah pengendalian berlebihan terhadap bahan yang kurang berharga
Data untuk Evaluasi
Klasifikasi persediaan bahan, jumlah macam persediaan, tingkat keluar masuk bahan.
c. Pengendalian Mutu
Pengendalian mutu meminta rancangan bentuk tertentu dan spesifikasi pembuatan yang tepat untuk mutu yang diperlukan dari produk. Spesifikasi ini hendaknya dipastikan dalam produksi melalui sistem inspeksi.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah ada standar mutu ? Apakah ada sistem untuk membandingkan hasil produksi dengan standar yang dibuat.
2. Carilah produksi yang ditolak, dan mengapa, tentukan nasehat apa yang akan diperlukan.
3. Apakah tingkat mutu kurang perlu ditambahkan kepada produk dengan biaya tinggi.
4. Dimana jumlah produksi yang besar sedang berlangsung dengan teknik statistik diperoleh biaya minimum inspeksi.
Data untuk Evaluasi
1. Jumlah dan nilai bahan-bahan yang dijual sebagai sisa yang tidak dipakia atau
barang kualitas rendah.
2. Buatlah daftar penolakan atau pengembalian barang oleh para konsumen
d. Pengendalian Tenaga Kerja
Pengendalian tenaga kerja menjamin bahwa jumlah orang yang tepat dengan ketrampilan yang cukup melakukan kegiatan pada tingkat produksi yang optimal. Jadi dalam pengendalian tenaga kerja yang efektif pekerjaan perlu dianalisa, apa ketrampilan yang diperlukan dan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan.
Pertanyaan dan Observasi
1. Amati tenaga kerja, apakah pekerja ada yang tidak menganggur, upah yang tinggi untuk pekerjaan yang murah dan sebagainya.
2. Apakah ada standar untuk tiap kegiatan yang menggunakan teknik pengukuran kerja?
3. Apakah selalu di perbandingkan kegiatan sesungguhnya dengan standar dan apakah variasinya dianalisa.
4. Apakah penghematan tenaga kerja menunjukkan jumlah karyawan dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk tiap bagian.
Data untuk Evaluasi
Inventarisir jumlah karyawan, ketrampilan dan kewajibannya pada tiap bagian.
e. Alat-alat Pengujian dan Pengukuran
Dalam proses pembuatan terdapat banyak kegiatan dimana pengukuran, pengujian dilakukan. Pengendalian yang efektif untuk kegiatan itu tergantung pada peralatan yang menunjukkan ketepatannya.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah peralatan dan alat ukur yang dipergunakan tetap pada kondisi standard ?
2. Apakah ada prosedur yang ditentukan untuk melakukan pengukuran?
3. Apakah peralatan dan alat ukur tersebut secara teratur diperiksa ditera ?
Data Evaluasi
- Daftarkan peralatan dan alat ukur yang penting.
B.2.4. Pertimbangan Biaya.
a. Biaya Produksi
Beberapa keputusan mengenai produk, harga atau pergantian mesin bisa ditentukan dengan baik kalau biaya produksi diketahui. Sehingga program penurunan biaya tergantung pada kecakapan untuk mengindentifikasi unsur-
unsur biaya, sehingga usaha bisa dikonsentrasikan pada penurunan biaya yang
menonjol.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah unsur-unsur biaya yang tinggi telah diindetifikasi dan diukur secara tepat.
2. Apakah biaya tenaga kerja, bahan dan overhead diketahui untuk tiap-tiap produk.
3. Langkah-langkah apa yang telah diambil untuk mengurangi atau mengendalikan unsur biaya yang menonjol itu?
4. Apakah biaya-biaya itu menguntungkan dibandingkan dengan saingan.
Data untuk Evaluasi
- Perincian biaya untuk produk.
b.Break Even Point – Titik pulang pokok (BEP)
Analisa BEP adalah suatu metode mengkaji hubungan antara biaya-biaya, jumlah dan keuntungan. Pengetahuan BEP yang merupakan jumlah penjualan yang harus dicapai oleh perusahaan sebelum dia mulai memperoleh keuntungan adalah sangat bermanfaat untuk perencanaan.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah BEP ditentukan untuk keseluruh dan untuk tiap produk atau aktivitas.
2. Apakah perusahaan mempergunakan BEP pada masa yang lewat.
Data untuk Evaluasi
-Titik tidak untung tidak rugi untuk perusahaan.
c. Pembelian Bahan
Bahan yang dibeli menunjukkan bagian terbesar dari biaya produksi pada kebanyakan industri.Pengendalian yang efektif dari biaya-biaya ini melibatkan tidak hanya rencana dan seleksi secara ekonomi, akan tetapi juga menunjukkan praktek-praktek pembelian, pergudangan cukup pengamanan hasil produksi dan pemanfaatan sisa bahan.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah ada usaha cukup untuk mendapatkan harga yang menguntungkan pada pembelian. Adakah usaha yang tetap untuk mencari penjual bahan yang lebih baik.
2. Apakah ada laporan cukup tentang pembelian, penjualan, harga dan spesifikasi.
3. Apakah seseorang bertanggung jawab dan berkuasa untuk pembelian dan penentuan harga yang dibayar?
4. Apakah jumlah realistik ? Adakah bahan yang rusak pada jumlah yang minumum.
5. Apakah ada cara-cara yang tepat untuk memanfaatkan sisa-sisa bahan?
Data untuk Evaluasi
- Daftarkan pembelian yang menonjol dari penjual (supplier)
d. Rangkaian Produk
Terlalu banyak macam produk akan mengakibatkan seringnya perubahan suatu produksi, persediaan bahan yang tinggi dan penggunaan pabrik yang tidak ekonomis.Sebaliknya mengkonsentrasi pada beberapa produk akan menjenuhkan penyerapan oleh pasar dan melemahkan harga. Jadi, pemilihan jumlah aneka macam produk yang akan diproduksi melibatkan penyesuaian kebutuhan pasar dengan perusahaan, sumber-sumber biaya dan karyawan.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah rangkaian jumlah produk yang rendah ditinjau secara berkala sehubungan dengan ketidak langsungannya.
2. Apakah perusahaan berusaha menghasilkan terlau banyak macam produk yang ekonomis?
Data untuk Evaluasi
- Daftarkan penjualan tiap tahun dari masing-masing produk menurut dari total
penjualan.
e. Over Head
Over head terdiri dari biaya-biaya yang tidak bisa dibebankan langsung kepada produk tertentu, seperti gaji pengawas, belanja pabrik, asuransi dan sebagainya.
Karenannya adalah mungkin untuk menghasilkan produk dengan biaya langsung tenaga kerja dan bahan yang rendah tapi dengan total biaya yang tinggi, karena over head yang berlebihan; terlalu banyak staf terlalu banyak pabrik dan sebagaimnya.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah biaya overhead diketahui, dan dapat dipertanggung jawabkan untuk jenis industri tersebut.
2. Hitunglah jumlah tenaga kerja tidak langsung dan karyawan staf.
3. Biaya apakah yang merupakan biaya overhead yang menonjol.
Data untuk Evaluasi
1. Daftarkan karyawan langsung, tidak langsung dan over head.
2. Tingkat overhead yang sedang berlangsung.
B.2.5. Sumber Daya Manusia.
a.Penerimaan Tenaga Kerja
Tugas penerimaan tenaga kerja pertama adalah untuk memperoleh calon sebanyak mungkin dan kedua untuk pilihan yang adil. Berhsilnya perusahaan menarik calon, memilih dan mempekerjakan sejumlah tenaga kerja yang tepat adalah ukuran pada efektifnya penerimaan tenaga kerja.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah kebutuhan tenaga kerja jangka pendek dan jangka panjang telah ditentukan (spesifikasi kerja, uraian ketrampilan yang dibutuhkan)
2. Apakah sumber-sumber penerimaan tenaga kerja telah menyediakan tenaga kerja yang siap kerja..
3. Apakah formulir pendaftaran dipergunakan?
4. Apakah para calon diinterview oleh paling sedikit seorang yang ahli dalam bidangnya?
5. Apakah karyawan baru di indoktrinasi secara tepat pada saat permulaan kerja seperti pengenalan, adanya peraturan-peraturan dan lain-lain?
6. Apakah ada interview untuk alasan seseorang memutuskan kerja?
Data untuk Evaluasi
- Jumlah tenaga kerja yang dipekerjakan dan data kelauar masuk / berhenti.
b.Pelatihan
Pemilihan orang-orang secara efektif hanya merupakan satu langkah dalam pengembangan sumber daya manusia. Tenaga kerja baru yang diterima dengan persyaratan yang sudah memenuhi kriteria yang ditetapkan , perlu mendapat pelatihan, pengembangan dan pengarahan. Akan tetapi pelatihan seperti kegiatan lainnya diharapkan untuk membantu tercapainya tujuan perusahaan, dan tidak ada artinya kalau tidak memberikan konstribusi kepada perbaikan kerja yang akhirnya kepada tujuan perusahaan.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah kebutuhan pelatihan dan tujuannya ada dan ditetapkan?
2. Apakah metode praktis pelatihan dipergunakan. (diskusi, ceramah, role-playing, job-training dsb)
3. Apakah pelatihnya / instruktur memenuhi kualitas?
Data untuk Evaluasi
- Waktu yang diperlukan bagi karyawan baru untuk mancapai tingkat ketrampilan
yang diinginkan.
c.Kompensasi
Kalau perusahaan ingin menarik dan mempertahankan karyawan yang baik, harus diterapkan kebijaksanaan upah dan gaji yang memenuhi ketentuan daerah setempat dan dapat juga dibandingkan dengan yang ditawarkan oleh perusahaan yang serupa. Bahwa gaji dan upah dikaitkan sejauh mungkin kepada kontribusi karyawan kepada keuntungan perusahaan.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah tingkat upah dalam perusahaan mempertimbangkan tingkat ketrampilan dan pengalaman yang dibutuhkan?
2. Apakah ada kebijaksanaan yang meliputi kenaikan upah, jaminan kesehatan, rekreasi dan sebagainya?
3. Kalau ada insentif, apakah standar hasil kerja ditentukan dengan adil apakah ada cara memperhitungkan hasil dan mutu, dan karyawan bisa menghitung pendapatannya sendiri?
Data untuk Evaluasi
1. Skala upah perjam untuk pekerjaan yang berbeda.
2. Pendapatan perminggu / perbulan para karyawan.
d. Pengawasan
Mandor adalah seseorang yang diharapkan oleh pekerja dapat memberikan petunjuk kerja dan mengawasi. Dia adalah front terdepan manajemen dan merupakan kunci dalam produksi dan memerlukan hubungan kerja yang baik.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah semua kegiatan penting cukup pengawasan?
2. Apakah masing-masing mandor bertanggung jawab menurut bagian
tertentu atau perkelompok kerja?
3. Apakah mandor memiliki kepimpinan yang efektif?
Data untuk Evaluasi
- Buatlah daftar mandor / pengawas, tanggung jawabnya dan jumlah pekerja yang ada dalam tanggung jawabnya.
e. Kondisi Kerja
Salah satu tanggung jawab pimpinan (majikan) ialah memberikan kondisi / suasana aman, nyaman pada ruangan tempat kerja dan pekerja sendiri. Ruang kerja harus cukup udara segar, keamanan dan kebersihan.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah ruang kerja diberikan ventilasi yang baik dan sebagainya?
2. Apakah penerangan cukup?
3. Apakah ada alat-alat pengaman?
4. Apakah tersedia PPPK, Dokter, dan klinik dilingkungan perusahaan?
5. Apakah ada ruang makan / kantin ?
f. Hubungan Kerja.
Inti dari hubungan kerja yang baik adalah komunikasi efektif semua pihak, sehingga manajemen mengetahui apa sesungguhnya yang diinginkan oleh karyawan dan karyawan mengetahui dengan tepat apa yang diharapkan oleh
manajemen dari mereka.
Pertanyaan dan Observasi
1. Apakah tingkat upah, kondisi, rekreasi, kebijaksanaan perusahaan
dissosialisasikan sehingga karyawan dapat mengetahuinya ?
2. Apakah ada prosedur yang sistematis untuk mendengar dan bertindak
atas keluhan?
3. Apakah tindakan disiplin diambil setelah ada prosedur penjelasan?
4. Apakah manajemen mengikuti peraturan yang berlaku umum ?
Data Evaluasi
1. Jumlah keluar-masuk karyawan pertahun.
2. Tingkat kehadiran karyawan.
Rangkuman .
Kegunaan model diagnosis terletak pada kemampuan melaksanakan hal – hal yang dapat memperluas ruang lingkup masalah dengan dasar data yang terbatas mengenai perusahaan itu. Menegaskan sampai batas tertentu, konsistensi interen dari masalah yang ditemukan dari perusahaan itu., menentukan penyebab yang mungkin dari permasalahan itu pada hal – hal yang tepat sesuai dengan yang sebenarnya. dan menggambarkan alat – alat / tehknik manajemen yang tepat untuk digunakan didalam memecahkan permasalahan.
Diagnosa masalah dalam perusahaan dilakukan dalam bentuk pelaksanaan survey dalam banyak hal, yang masing-masing judul ditelaah dan dinilai terpisah-pisah.Tiap judul disajikan dalam bagian atau seksi dan masing-masing dikembangkan menurut pola yang seragam dan terdiri dari pernyataan tertentu, sejumlah gambaran dan bukti-bukti serta pertanyaan untuk digunakan sebagai data-data yang perlu dicari yang dikelompokkan kedalam 5 topik utama yaitu :-Aspek Teknik Produksi,Fasilitas Fisik,Pengendalian Produksi,Perhitungan Biaya dan Sumber Daya Manusia.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar